Jak uzyskać zasiłek pogrzebowy? Procedura wnioskowania krok po kroku

Zasiłek pogrzebowy stanowi istotne wsparcie finansowe dla osób pokrywających koszty związane z organizacją pochówku. Świadczenie wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma na celu częściowe pokrycie wydatków związanych z ceremonią pogrzebową. Obecna kwota zasiłku wynosi 4000 złotych, a od 2026 roku planowana jest podwyżka do 7000 złotych.

Prawo do zasiłku przysługuje członkom rodziny zmarłego, a także osobom lub instytucjom, które pokryły koszty pogrzebu. Członkowie rodziny otrzymują pełną kwotę świadczenia, niezależnie od wysokości poniesionych kosztów. Osoby spoza rodziny oraz instytucje mogą liczyć na zwrot udokumentowanych wydatków, jednak nie wyższy niż maksymalna kwota zasiłku.

W celu uzyskania zasiłku konieczne jest złożenie wniosku wraz z wymaganymi dokumentami w terminie 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, której dotyczyły koszty pochówku. ZUS rozpatruje wnioski w ciągu 30 dni od daty dostarczenia pełnej dokumentacji. Procedura obejmuje sprawdzenie uprawnień, zebranie niezbędnych dokumentów oraz złożenie wniosku w placówce ZUS.

Komu przysługuje zasiłek pogrzebowy

Zasiłek pogrzebowy stanowi formę wsparcia finansowego dla osób, które poniosły wydatki związane z organizacją pochówku. Świadczenie wypłacane jest w ramach systemu ubezpieczeń społecznych i przysługuje w ściśle określonych przypadkach. Warunkiem przyznania zasiłku jest pokrycie kosztów pogrzebu osoby zmarłej objętej ubezpieczeniem społecznym.

Osoby uprawnione z tytułu pokrewieństwa

Pierwszeństwo w uzyskaniu zasiłku mają członkowie rodziny zmarłego. Krąg osób uznawanych za rodzinę obejmuje nie tylko najbliższych krewnych.

Do uprawnionych należą:

• małżonek, także pozostający w separacji orzeczonej przez sąd, przy czym konkubent nie jest uznawany za członka rodziny na potrzeby zasiłku,
• rodzice biologiczni, adopcyjni, ojczym i macocha, jeśli wychowywali zmarłego, co wymaga potwierdzenia odpowiednimi dokumentami,
• dzieci własne, przysposobione, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przyjęte na wychowanie w rodzinie zastępczej, o ile nie ukończyły 18 lat w chwili śmierci osoby, za którą poniesiono koszty pogrzebu,
• rodzeństwo zmarłego, niezależnie od wieku, stopnia pokrewieństwa i wspólnego zamieszkania,
• dziadkowie oraz wnuki, bez względu na wiek i zależność finansową,
• osoby, nad którymi zmarły sprawował opiekę prawną, po przedstawieniu dokumentu potwierdzającego opiekę.

Członkowie rodziny otrzymują pełną kwotę zasiłku pogrzebowego (obecnie 4000 zł) niezależnie od rzeczywistych wydatków. Gdy kilka osób pokryło koszty pogrzebu, świadczenie dzielone jest proporcjonalnie do poniesionych kosztów.

Podmioty instytucjonalne uprawnione do zasiłku

Zasiłek pogrzebowy przysługuje także wybranym podmiotom instytucjonalnym, które pokryły koszty pochówku.

Do takich podmiotów należą:

1. Pracodawcy zmarłego – muszą wykazać dokumentami koszty związane z organizacją pogrzebu pracownika.
2. Domy pomocy społecznej – organizujące pogrzeby swoich podopiecznych, zwłaszcza gdy brak rodziny lub gdy bliscy nie są w stanie pokryć kosztów.
3. Gminy i powiaty – realizujące obowiązki związane z pochówkiem osób samotnych lub niemających rodziny.
4. Kościoły i związki wyznaniowe – jeśli przeprowadziły pogrzeb zgodnie z obrządkiem religijnym zmarłego, muszą udokumentować poniesione koszty.

Instytucje mogą otrzymać zwrot faktycznie udokumentowanych kosztów, ale nie wyższy niż ustalona kwota zasiłku (4000 zł). Gdy wydatki poniosło kilka instytucji, kwota świadczenia dzielona jest proporcjonalnie.

Warunki dotyczące osoby zmarłej

Zasiłek pogrzebowy wypłacany jest po śmierci osób objętych ubezpieczeniem społecznym. Przysługuje w przypadku śmierci:

• osoby ubezpieczonej podlegającej ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, w tym pracowników, przedsiębiorców oraz osób wykonujących umowy cywilnoprawne,
• osoby otrzymującej emeryturę lub rentę, także rentę socjalną lub świadczenie przedemerytalne,
• osoby, która w chwili śmierci nie miała przyznanej emerytury lub renty, lecz spełniała warunki do ich uzyskania,
• członka rodziny osoby ubezpieczonej lub pobierającej emeryturę bądź rentę,
• osoby, która zmarła w trakcie pobierania zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku macierzyńskiego za okres po ustaniu ubezpieczenia.

Wskazówka: przed złożeniem wniosku o zasiłek pogrzebowy zaleca się kontakt z zakładem pracy zmarłego, aby ustalić, czy nie przewidziano świadczeń z tytułu śmierci pracownika w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Niektóre firmy przewidują wsparcie finansowe dla rodzin zmarłych pracowników, niezależne od zasiłku wypłacanego przez ZUS.

Krąg osób uprawnionych do zasiłku jest ściśle określony i obejmuje jedynie wskazane osoby fizyczne i instytucje. Organizacje polityczne i społeczne nie mogą ubiegać się o zasiłek, nawet jeśli pokryły koszty pogrzebu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy organizacja była pracodawcą zmarłego.

Od 1 stycznia 2026 roku planowana jest podwyżka zasiłku do 7000 zł. Ministerstwo Finansów proponuje stałą kwotę bez możliwości jej zmiany rozporządzeniem Rady Ministrów. Z kolei według projektu Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, od 2027 roku zasiłek ma być waloryzowany co roku w marcu, zgodnie ze średnioroczną inflacją z poprzedniego roku.

Niezbędne dokumenty do wniosku o zasiłek pogrzebowy

Prawidłowe skompletowanie dokumentacji stanowi kluczowy element procesu ubiegania się o zasiłek pogrzebowy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wymaga przedstawienia dokumentów potwierdzających zarówno śmierć osoby, jak i poniesienie kosztów związanych z organizacją pochówku. Kompletny zestaw dokumentów przyspiesza rozpatrzenie wniosku i zmniejsza ryzyko decyzji odmownej.

Podstawowy pakiet dokumentów

Podstawą ubiegania się o zasiłek pogrzebowy jest formularz Z-12, dostępny na stronie internetowej ZUS lub w każdej placówce. Formularz należy wypełnić czytelnie, najlepiej drukowanymi literami, zwracając uwagę na dane osobowe wnioskodawcy oraz zmarłego. Zaleca się sprawdzenie wszystkich pól przed złożeniem, aby uniknąć błędów mogących spowodować opóźnienia.

Do formularza Z-12 trzeba dołączyć skrócony odpis aktu zgonu osoby, za którą organizowany był pogrzeb. W przypadku dziecka, które urodziło się martwe, wymagany jest odpis skrócony aktu urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu lub odpis zupełny aktu urodzenia z taką adnotacją. Dokumenty wydaje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla miejsca zgonu lub urodzenia dziecka.

Niezbędne są również oryginały rachunków potwierdzających koszty pogrzebu. Rachunki powinny być wystawione na osobę ubiegającą się o zasiłek. Jeżeli oryginały zostały złożone w banku (np. w związku z kredytem pogrzebowym), należy dostarczyć ich kopie potwierdzone za zgodność przez bank. ZUS akceptuje rachunki dotyczące wszystkich wydatków związanych z ceremonią, takich jak transport zwłok, trumna, miejsce na cmentarzu, stypa.

Wskazówka: zachować należy wszystkie rachunki związane z pogrzebem, również za nekrologi czy kwiaty. ZUS bierze pod uwagę całość wydatków, co ma znaczenie zwłaszcza dla osób niespokrewnionych, które mogą otrzymać zwrot do wysokości udokumentowanych kosztów.

Konieczny jest również dowód tożsamości wnioskodawcy, czyli dowód osobisty lub paszport. Przy osobistym składaniu wniosku dokument jest weryfikowany przez pracownika ZUS. Przy składaniu przez pełnomocnika lub pocztą należy dołączyć kopię dokumentu.

Jeżeli o zasiłek ubiega się członek rodziny zmarłego, należy dostarczyć dokumenty potwierdzające pokrewieństwo lub powinowactwo. Mogą to być skrócone odpisy aktów stanu cywilnego (np. akt małżeństwa, akt urodzenia) lub dowód osobisty zawierający odpowiednie dane. W przypadku dzieci z rodzin zastępczych wymagany jest dokument potwierdzający ten fakt.

Dokumenty dodatkowe w szczególnych przypadkach

W niektórych sytuacjach ZUS wymaga dodatkowych dokumentów.

Jeśli podstawą wniosku jest podleganie przez zmarłego lub wnioskodawcę ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, niezbędne jest zaświadczenie od płatnika składek (np. pracodawcy). Zaświadczenie nie jest wymagane od osób prowadzących działalność gospodarczą, osób współpracujących oraz duchownych.

Gdy część kosztów pogrzebu pokryły inne instytucje, np. państwo, organizacja polityczna lub społeczna, należy dołączyć zaświadczenie odpowiedniego organu lub organizacji o pokryciu kosztów pogrzebu oraz rachunki potwierdzające część wydatków poniesioną przez wnioskodawcę.

W przypadku, gdy o zasiłek ubiega się pracodawca, dom pomocy społecznej, gmina, powiat lub osoba prawna kościoła czy związku wyznaniowego, potrzebne są dokumenty potwierdzające status prawny oraz upoważnienie dla osoby składającej wniosek.

Jeżeli wniosek składany jest po upływie 12 miesięcy od dnia śmierci, ale przed upływem 12 miesięcy od dnia pogrzebu, trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające przyczyny opóźnienia (np. zaświadczenie z policji o późniejszym odnalezieniu zwłok).

Dokumentacja w przypadku śmierci za granicą

Śmierć za granicą wymaga dostarczenia dodatkowych dokumentów. Akceptowany jest akt zgonu wystawiony przez zagraniczny urząd stanu cywilnego, jednak nie może być tymczasowy. Dokument musi zostać przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego.

W przypadku transportu zwłok do Polski konieczne są dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów transportu. ZUS uwzględnia te wydatki przy ustalaniu zasiłku dla osób niespokrewnionych ze zmarłym.

Jeżeli zgon nastąpił w kraju, z którym Polska ma umowę o zabezpieczeniu społecznym, można ubiegać się o zasiłek zarówno w Polsce, jak i w kraju śmierci. Wymagane jest zaświadczenie, że świadczenie nie zostało wypłacone za granicą.

Formy składania dokumentów

Dokumenty do wniosku o zasiłek pogrzebowy można złożyć w jednej z trzech form:

• oryginałów, dotyczy to rachunków za pogrzeb oraz aktu zgonu,
• kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, w przypadku dokumentów złożonych np. w banku,
• skanów, przy składaniu elektronicznym przez PUE ZUS.

ZUS ma prawo do weryfikacji autentyczności dokumentów. W razie wątpliwości może prowadzić postępowanie wyjaśniające, co wydłuża czas oczekiwania na wypłatę świadczenia.

Kompletowanie dokumentów należy rozpocząć niezwłocznie po pogrzebie, aby zgromadzić pełną dokumentację i złożyć wniosek w terminie. Przepisy przewidują 12 miesięcy na złożenie wniosku od dnia śmierci osoby, za którą poniesiono koszty pogrzebu.

Procedura składania wniosku w ZUS

Złożenie wniosku o zasiłek pogrzebowy wymaga przestrzegania określonych procedur administracyjnych. Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia kilka sposobów dostarczenia dokumentacji, co pozwala dostosować wybór formy do indywidualnych potrzeb i możliwości wnioskodawcy. Prawidłowe dopełnienie formalności zwiększa szanse na szybką wypłatę świadczenia bez niepotrzebnych opóźnień.

Sposoby złożenia wniosku

Wnioskodawca może wybrać jedną z czterech metod złożenia wniosku o zasiłek pogrzebowy. Każda z opcji ma określone zalety i ograniczenia.

1. Osobista wizyta w placówce ZUS to tradycyjna i najczęściej wybierana forma. Pozwala na bezpośredni kontakt z pracownikiem ZUS, który sprawdzi kompletność dokumentacji i udzieli informacji na temat procedury. Wniosek można złożyć w dowolnej placówce, niezależnie od miejsca zamieszkania wnioskodawcy czy zmarłego.
2. Złożenie wniosku przez pełnomocnika przydatne jest w sytuacjach, gdy osobiste stawiennictwo w ZUS nie jest możliwe. Pełnomocnikiem może być osoba pełnoletnia, posiadająca zdolność do czynności prawnych. Upoważnienie na piśmie musi zawierać dane wnioskodawcy i pełnomocnika. Zakład pogrzebowy organizujący ceremonię może także zostać upoważniony do złożenia wniosku i odbioru zasiłku, który ZUS przekaże bezpośrednio na konto zakładu.
3. Przesłanie dokumentów pocztą to rozwiązanie dla osób, które nie mogą osobiście udać się do ZUS. Wymagane dokumenty należy wysłać listem poleconym na adres wybranej jednostki ZUS. Zaleca się zachowanie potwierdzenia nadania oraz kopii wszystkich przesłanych dokumentów. W tej formie należy liczyć się z dłuższym czasem oczekiwania na rozpatrzenie.
4. Elektroniczne złożenie wniosku przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS dostępne jest dla osób posiadających profil na platformie. Po zalogowaniu należy wybrać usługę „Złożenie dokumentu Z-12” i wypełnić formularz. Do ZUS należy dostarczyć oryginały dokumentów, takich jak rachunki czy akt zgonu, osobiście, przez pełnomocnika lub pocztą.

Wskazówka: skorzystanie z opcji złożenia wniosku przez pełnomocnika, np. zakład pogrzebowy, może ułatwić rozliczenie kosztów pochówku bez konieczności angażowania środków własnych. Upoważnienie należy jednak starannie przygotować i sprawdzić jego treść przed podpisaniem.

Etapy procedury wnioskowej

Proces ubiegania się o zasiłek pogrzebowy obejmuje kilka etapów, które należy przejść w ustalonej kolejności.

Pierwszy etap to pobranie i wypełnienie formularza Z-12. Druk dostępny jest na stronie ZUS, w placówkach lub na platformie PUE ZUS. Formularz należy wypełnić zgodnie z instrukcją, zwracając uwagę na prawidłowe wpisanie danych osobowych zmarłego i wnioskodawcy. Przy wersji papierowej zaleca się użycie drukowanych liter i ciemnego długopisu.

Kolejnym krokiem jest skompletowanie niezbędnych dokumentów, takich jak odpis aktu zgonu, rachunki za pogrzeb, dokumenty potwierdzające pokrewieństwo lub pełnomocnictwo. Pełną listę wymaganych załączników omówiono szczegółowo w osobnym rozdziale. Należy dokładnie sprawdzić, czy dokumentacja jest kompletna i czytelna.

Po przygotowaniu wniosku i dokumentów należy wybrać jedną z metod złożenia: osobiście, przez pełnomocnika, pocztą lub elektronicznie.

Po dostarczeniu wniosku ZUS rozpoczyna formalną i merytoryczną weryfikację. W razie braków formalnych wnioskodawca otrzymuje wezwanie do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Jeżeli dokumenty są kompletne, ZUS wydaje decyzję o przyznaniu świadczenia.

Ostatni etap to wypłata zasiłku. Świadczenie przekazywane jest przelewem na rachunek bankowy lub przekazem pocztowym. Jeśli dom pogrzebowy został upoważniony do odbioru, środki trafiają bezpośrednio na jego konto.

Terminy i formalności

Przestrzeganie terminów odgrywa kluczową rolę przy ubieganiu się o zasiłek pogrzebowy.

Wniosek należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, za którą poniesiono koszty pogrzebu. Termin liczony jest od daty zgonu wpisanej w akcie zgonu. Po jego upływie prawo do zasiłku wygasa, a ZUS wyda decyzję odmowną, nawet jeśli inne warunki zostały spełnione.

W szczególnych przypadkach, gdy złożenie wniosku w terminie nie było możliwe z przyczyn niezależnych, np. odnalezienie zwłok po czasie, możliwe jest ubieganie się o zasiłek w ciągu 12 miesięcy od dnia pogrzebu. W takiej sytuacji należy dołączyć dokumenty wyjaśniające przyczynę opóźnienia.

ZUS ma obowiązek rozpatrzyć wniosek w ciągu 30 dni od złożenia kompletu dokumentów. Praktyczny czas oczekiwania zależy od obciążenia jednostki i wynosi od kilku dni do kilku tygodni.

Jeśli pojawią się braki formalne, ZUS wzywa do ich uzupełnienia w terminie nie krótszym niż 7 dni. Niewypełnienie obowiązku skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. Termin 30-dniowy biegnie na nowo od momentu dostarczenia brakujących dokumentów.

Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.

Odwołanie należy złożyć za pośrednictwem ZUS, który wydał decyzję, w terminie miesiąca od jej doręczenia. Postępowanie przed sądem nie podlega opłatom sądowym.

Wysokość zasiłku pogrzebowego i sposób wypłaty

Zasiłek pogrzebowy stanowi formę rekompensaty finansowej za wydatki związane z organizacją pochówku. Wysokość świadczenia oraz zasady wypłaty określają przepisy prawa. Świadczenie zależy od relacji wnioskodawcy ze zmarłym oraz wysokości udokumentowanych kosztów. Znajomość obowiązujących kwot i planowanych zmian pozwala lepiej przygotować się do organizacji ceremonii pogrzebowej.

Aktualna kwota zasiłku i planowane zmiany

Obecnie zasiłek pogrzebowy wynosi 4000 złotych. Kwota obowiązuje od 1 marca 2011 roku, kiedy wprowadzono stałą wysokość świadczenia. Wcześniej przysługiwała równowartość dwukrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, co dawało wyższą kwotę niż obecnie.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Projekt przewiduje podniesienie zasiłku do 7000 złotych. Zgodnie z planem zmiana ma obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Pierwotnie planowano wcześniejsze wdrożenie, jednak z powodu trudności budżetowych termin przesunięto.

Projekt ustawy został zatwierdzony przez Stały Komitet Rady Ministrów, który proponuje, aby kwota zasiłku podlegała waloryzacji dopiero po przekroczeniu 5% skumulowanej inflacji od ostatniego ustalenia wysokości świadczenia. Odrzucono wcześniejszy pomysł corocznej waloryzacji według inflacji.

Ministerstwo Finansów postuluje utrzymanie stałej kwoty 7000 złotych, bez obowiązku weryfikacji wysokości świadczenia. Ostateczny kształt przepisów będzie znany po zakończeniu procesu legislacyjnego i podpisaniu ustawy przez Prezydenta RP.

Zasady przyznawania zasiłku różnym podmiotom

Kwota wypłacanego zasiłku zależy od tego, kto pokrył koszty pochówku oraz w jakiej wysokości. Przepisy rozróżniają sytuację członków rodziny i pozostałych podmiotów.

Członkowie rodziny zmarłego mają prawo do pełnej kwoty zasiłku, niezależnie od rzeczywiście poniesionych kosztów. Do grona tych osób należą: małżonek (również w separacji), rodzice, dzieci, dziadkowie, wnuki, rodzeństwo, osoby objęte opieką prawną.

Gdy pogrzeb został sfinansowany przez kilku członków rodziny, zasiłek dzielony jest proporcjonalnie do udziału w kosztach. Przykład: jeśli dwie osoby poniosły wydatki w wysokości 3000 zł i 2000 zł, to pierwsza otrzyma 2400 zł (60% z 4000 zł), a druga 1600 zł (40% z 4000 zł).

W przypadku osób niespokrewnionych oraz instytucji zasiłek wypłacany jest do wysokości udokumentowanych kosztów, nie więcej jednak niż ustalona maksymalna kwota. Dotyczy to takich podmiotów, jak:

• pracodawcy zmarłego,
• domy pomocy społecznej,
• gminy i powiaty,
• osoby prawne kościołów lub związków wyznaniowych,
• osoby niespokrewnione ze zmarłym.

Wskazówka: jeżeli organizacją pogrzebu zajmuje się zakład pogrzebowy, można upoważnić go do złożenia wniosku oraz odbioru świadczenia. Zasiłek zostanie przekazany bezpośrednio na konto zakładu, co ułatwia pokrycie kosztów pochówku bez angażowania własnych środków. Upoważnienie musi być pisemne i określać dokładny zakres działania zakładu.

Procedura i terminy wypłaty świadczenia

Zasiłek pogrzebowy wypłacany jest po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez ZUS. Czas oczekiwania zależy od kompletności dokumentacji oraz obciążenia danej placówki ZUS.

ZUS ma obowiązek wypłacić zasiłek niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od dostarczenia kompletu dokumentów. W praktyce wypłata następuje zwykle w terminie od 2 do 8 tygodni.

Dostępne są dwie formy wypłaty:

• przelew na rachunek bankowy – najszybsza i najbezpieczniejsza metoda, wymagająca podania numeru konta we wniosku,
• przekaz pocztowy – wypłata gotówkowa dostarczana przez listonosza na adres podany w formularzu, co zwykle wydłuża czas otrzymania świadczenia.

Jeśli numer rachunku nie zostanie wskazany, wypłata nastąpi przekazem pocztowym.

W razie potrzeby wyjaśnienia dodatkowych okoliczności wpływających na prawo do świadczenia termin 30-dniowy liczony jest od dnia ich wyjaśnienia. ZUS może wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia dokumentacji lub złożenia wyjaśnień.

W przypadku decyzji odmownej przysługuje prawo odwołania do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.

Odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS, który wydał decyzję, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Postępowanie przed sądem jest wolne od opłat.

Osoby w trudnej sytuacji materialnej, które poniosły koszty pogrzebu, mogą ubiegać się o wsparcie w formie zasiłku celowego przyznawanego przez ośrodek pomocy społecznej.

Zasiłek celowy może stanowić uzupełnienie świadczenia z ZUS, szczególnie gdy koszty pochówku znacznie przewyższają przyznany zasiłek pogrzebowy.

Najczęstsze problemy przy ubieganiu się o zasiłek pogrzebowy

Proces ubiegania się o zasiłek pogrzebowy, mimo uregulowania przepisami, często wiąże się z trudnościami, które mogą znacznie wydłużyć czas oczekiwania na wypłatę świadczenia. Świadomość możliwych przeszkód oraz sposobów ich rozwiązania pozwala sprawniej przeprowadzić procedurę i uniknąć niepotrzebnych problemów.

Problemy z dokumentacją i rachunkami

Jednym z najczęstszych problemów jest niekompletna dokumentacja, szczególnie w zakresie rachunków za koszty pogrzebu. ZUS wymaga przedstawienia wszystkich rachunków związanych z organizacją pochówku, od momentu śmierci aż do pogrzebu.

Wielu wnioskodawców składa wniosek jeszcze przed ceremonią, nie mając wszystkich dokumentów. W takim przypadku ZUS wzywa do uzupełnienia brakujących rachunków, co opóźnia całą procedurę. Trudności sprawiają szczególnie rachunki za usługi, które wystawiane są po pogrzebie, jak otwarcie grobu czy pochówek.

Gdy wnioskodawca nie dysponuje wszystkimi rachunkami, ZUS może żądać pisemnego oświadczenia o poniesieniu kosztów pogrzebu. Taka praktyka bywa jednak krytykowana, ponieważ niektórzy prawnicy uznają, że ZUS nie ma podstaw prawnych do nakładania tego obowiązku.

Problemy pojawiają się także, gdy pogrzeb finansowało kilka osób. Wówczas ZUS wymaga dokładnego wskazania, jaką część kosztów pokrył każdy z wnioskodawców, aby móc podzielić zasiłek proporcjonalnie. Brak precyzyjnego określenia udziału może skutkować odmową wypłaty lub wydłużeniem postępowania.

Wskazówka: przed złożeniem wniosku warto skontaktować się z ZUS, aby ustalić, jakie dokumenty będą wymagane. W przypadku braku wszystkich rachunków należy przygotować pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach oraz wyjaśnienie, dlaczego nie można przedstawić niektórych dokumentów.

Trudności z potwierdzeniem pokrewieństwa

Kolejnym problemem jest konieczność udokumentowania pokrewieństwa ze zmarłym. ZUS wymaga przedstawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających relację, szczególnie gdy nie jest to relacja oczywista, jak małżeństwo czy rodzicielstwo.

Szczególne trudności mają osoby występujące jako rodzeństwo zmarłego. W takich przypadkach ZUS często żąda dodatkowych dokumentów, które bywają trudne do zdobycia, zwłaszcza gdy nie są dostępne w oryginale.

Choć ZUS deklaruje, że ustala pokrewieństwo we własnym zakresie, w praktyce często przenosi ten obowiązek na wnioskodawcę. Dzieje się tak, gdy zgromadzone dane nie pozwalają jednoznacznie potwierdzić relacji.

Problem może być szczególnie skomplikowany w rodzinach rekonstruowanych, gdzie relacje prawne nie odzwierciedlają faktycznych. Przykładem mogą być ojczym czy macocha, którzy nie przysposobili formalnie pasierba, przez co nie są uznawani za rodzinę w rozumieniu przepisów.

Dodatkową trudność stanowi śmierć za granicą. W takim przypadku niezbędny jest akt zgonu wystawiony przez zagraniczny urząd stanu cywilnego, przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego. ZUS nie uznaje tymczasowych aktów zgonu – dokument musi mieć charakter ostateczny.

Problemy z terminami i przedłużającymi się procedurami

Częstym problemem jest przewlekłość postępowań prowadzonych przez ZUS, mimo ustawowego terminu 12 miesięcy na złożenie wniosku od dnia śmierci osoby.

ZUS niejednokrotnie wstrzymuje się z wypłatą świadczenia do czasu wyjaśnienia, czy nie pojawią się inni uprawnieni do zasiłku. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy kilka osób mogło ponieść koszty pogrzebu. Instytucja chce uniknąć sytuacji, w której po wypłacie pełnej kwoty pojawi się inny uprawniony, domagając się części świadczenia.

Problemy z terminami występują także w nietypowych przypadkach, takich jak:

• późniejsze odnalezienie zwłok,
• późniejsza identyfikacja osoby zmarłej,
• donacja zwłok na cele naukowe.

W takich sytuacjach prawo do zasiłku wygasa po 12 miesiącach od dnia pogrzebu. Konieczne jest jednak przedstawienie dokumentów potwierdzających okoliczności uniemożliwiające wcześniejsze złożenie wniosku, np. zaświadczenie z policji lub prokuratury.

Mimo złożenia kompletu dokumentów, ZUS ma 30 dni na wypłatę świadczenia. Jednak praktyka pokazuje, że czas oczekiwania może się przedłużyć, zwłaszcza jeśli pojawią się braki formalne lub potrzeba dostarczenia wyjaśnień.

Wskazówka: w sytuacjach przedłużającej się procedury zaleca się kontakt z ZUS w celu monitorowania postępu sprawy i ustalenia ewentualnych braków.

Dodatkowym problemem może być odmowa zakładów pogrzebowych do załatwienia formalności związanych z wnioskiem o zasiłek. Niektóre zakłady, powołując się na RODO, odmawiają reprezentowania klienta przed ZUS, co zmusza osoby bliskie do samodzielnego załatwienia sprawy w okresie żałoby.

Terminy rozpatrzenia wniosku i odwołania od decyzji

Znajomość terminów obowiązujących w procedurze przyznawania zasiłku pogrzebowego oraz możliwości odwołania się od niekorzystnej decyzji odgrywa kluczową rolę w skutecznym dochodzeniu praw. Przestrzeganie określonych ram czasowych jest istotne zarówno dla wnioskodawców, jak i dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który zobowiązany jest do rozpatrzenia sprawy w określonym terminie.

Czas rozpatrywania wniosku przez ZUS

Zgodnie z przepisami, ZUS ma obowiązek rozpatrzyć wniosek o zasiłek pogrzebowy i wydać decyzję w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia dostarczenia kompletnej dokumentacji. Termin liczony jest od momentu dostarczenia wszystkich wymaganych dokumentów, a nie od daty złożenia samego formularza Z-12, jeśli zawierał braki formalne.

Czas oczekiwania na decyzję i wypłatę świadczenia może się różnić. Dane z 2025 roku pokazują, że wypłata następuje zwykle w terminie od 2 do 8 tygodni od dnia złożenia wniosku. Różnice wynikają głównie z obciążenia danej jednostki ZUS oraz kompletności dokumentacji.

W przypadku braków formalnych ZUS wzywa do ich uzupełnienia, wyznaczając termin, który zazwyczaj wynosi co najmniej 7 dni. W takiej sytuacji 30-dniowy termin na rozpatrzenie sprawy liczony jest od nowa od momentu uzupełnienia wszystkich brakujących dokumentów.

Jeśli do ustalenia prawa do zasiłku wymagane są dodatkowe informacje, termin 30-dniowy liczony jest od dnia wyjaśnienia ostatniej niezbędnej okoliczności. ZUS informuje wnioskodawcę o konieczności dostarczenia brakujących dokumentów oraz o terminie ich złożenia.

Wskazówka: w celu przyspieszenia procedury warto monitorować status sprawy, kontaktując się z ZUS telefonicznie, osobiście lub przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE). Jeśli termin 30 dni minął, a decyzja nie została wydana, można złożyć pisemne ponaglenie, powołując się na ustawowy termin rozpatrzenia sprawy.

Procedura odwoławcza od decyzji odmownej

W przypadku otrzymania decyzji odmownej w sprawie przyznania zasiłku pogrzebowego, wnioskodawca ma prawo do odwołania. Procedura odwoławcza wymaga zachowania odpowiednich terminów i dostarczenia wymaganych dokumentów.

Termin na złożenie odwołania wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Przekroczenie tego terminu skutkuje odrzuceniem odwołania bez rozpatrzenia jego treści. Należy pamiętać, że termin liczony jest w pełnych miesiącach – jeśli decyzję doręczono 8 kwietnia, odwołanie można złożyć do 8 maja.

Odwołanie od decyzji ZUS składa się do sądu rejonowego (wydział pracy i ubezpieczeń społecznych) właściwego dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy, ale za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję. Oznacza to, że odwołanie należy złożyć lub wysłać do tego samego oddziału ZUS, a nie bezpośrednio do sądu.

Odwołanie można złożyć na trzy sposoby:

• osobiście w oddziale ZUS,
• listem poleconym za potwierdzeniem odbioru,
• ustnie do protokołu w oddziale ZUS.

Po otrzymaniu odwołania ZUS ma 30 dni na jego rozpatrzenie. Może w tym czasie zmienić lub uchylić swoją decyzję, jeśli uzna odwołanie za zasadne. W większości przypadków jednak ZUS podtrzymuje decyzję i przekazuje odwołanie wraz z aktami sprawy do sądu.

Postępowanie sądowe i dalsze kroki

Sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych, w tym dotyczące zasiłku pogrzebowego, rozpatrywane są na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Postępowanie to jest wolne od opłat sądowych dla osób ubezpieczonych.

Po przekazaniu odwołania do sądu rejonowego wyznaczana jest rozprawa, o czym informowani są zarówno wnioskodawca, jak i ZUS. Sąd analizuje sprawę pod kątem formalnym i merytorycznym, bada dokumentację oraz wysłuchuje argumentów stron. W razie potrzeby może dopuścić dodatkowe dowody, np. zeznania świadków czy opinie biegłych.

Postępowanie kończy się wydaniem wyroku, w którym sąd może:

• oddalić odwołanie i utrzymać w mocy decyzję ZUS,
• zmienić decyzję w całości lub części,
• uchylić decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia przez ZUS.

Od wyroku sądu rejonowego przysługuje apelacja do sądu okręgowego. Należy ją złożyć w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia wyroku wraz z uzasadnieniem. Jeżeli strona nie zażądała uzasadnienia wyroku w terminie tygodnia od jego ogłoszenia, termin do wniesienia apelacji liczony jest od dnia, w którym upłynął termin do żądania uzasadnienia.

W szczególnych przypadkach możliwe jest wniesienie skargi kasacyjnej do Sądu Najwyższego. Skarga ta stanowi nadzwyczajny środek odwoławczy i podlega rygorystycznym wymaganiom formalnym. Sporządzenie takiej skargi wymaga zwykle wsparcia profesjonalnego pełnomocnika.

Statystyki wskazują, że wiele decyzji ZUS zostaje zmienionych w postępowaniu sądowym na korzyść wnioskodawców. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, w których odmowa wynikała z błędów formalnych lub niewłaściwej interpretacji przepisów. Skorzystanie z prawa do odwołania może być skutecznym sposobem na uzyskanie należnego świadczenia.

Podsumowanie

Zasiłek pogrzebowy stanowi istotne wsparcie finansowe dla osób, które poniosły koszty związane z organizacją pochówku bliskiej osoby. Obecna kwota 4000 złotych, mimo rosnących cen usług pogrzebowych, zapewnia częściową rekompensatę wydatków. Planowana podwyżka do 7000 złotych od 2026 roku ma lepiej odpowiadać na realne potrzeby finansowe rodzin ponoszących koszty pogrzebu.

Skuteczne uzyskanie zasiłku wymaga znajomości procedur oraz terminów obowiązujących w ZUS. Szczególne znaczenie ma prawidłowe przygotowanie dokumentacji, obejmujące oryginały rachunków potwierdzających poniesione koszty oraz dokumenty poświadczające pokrewieństwo ze zmarłym.

Wniosek o zasiłek pogrzebowy należy złożyć w terminie 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, za którą organizowany był pogrzeb. Przekroczenie tego okresu skutkuje utratą prawa do świadczenia, niezależnie od poniesionych wydatków.

W przypadku decyzji odmownej istnieje prawo do odwołania się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Termin na złożenie odwołania wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji ZUS. Postępowanie sądowe jest wolne od opłat dla osób ubezpieczonych, co pozwala dochodzić swoich praw bez ponoszenia kosztów sądowych.

Znajomość praw i obowiązków związanych z uzyskaniem zasiłku pogrzebowego pozwala sprawnie przejść przez procedurę, ograniczając formalności i stres w trudnym czasie żałoby.

Źródła:

1. https://www.gov.pl/web/krus/zasilek-pogrzebowy
2. https://www.zus.pl/swiadczenia/zasilki/zasilek-pogrzebowy
3. https://www.zus.pl/swiadczenia/zasilki-dla-osob-pracujacych/zamieszkalych-za-granica/koordynacja-883/zasilek-pogrzebowy
4. https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-emeryturach-i-rentach-z-funduszu-ubezpieczen-spolecznych-oraz-niektorych-innych-ustaw11
5. https://www.gov.pl/attachment/4eae3d04-91c2-48e8-bcb5-80a747991a78
6. https://www.zus.pl/-/wniosek-zus-z-12